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Isso varia de pessoa para pessoa. TL;DR aqui é o seguinte: experimente formas de se organizar e não se prenda a esquemas prontos e fechados; descarte os modelos que não funcionam, melhore o que estiver funcionando e adote novos até encontrar algo que sirva! Não se prenda a regras e esquemas quando eles não funcionem, o que vale inclusive para esta regra :P

Como organizo as atividades
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* Divido as atividades em projetos/grupos/organizações:
  * Cada uma delas possui uma pasta no meu computador pessoal.
  * Cada nível de uma estrutura de pasta possui itens de uma mesma categoria.
* Cada um desses projetos possui seu próprio sistema de gestão de tarefas (de um simples arquivo TODO até um sistema de tickets).
* Possuo um calendário com agendador de tarefas integrados:
  * Procuro deixá-lo o mais vazio possível em termos de compromissos e tarefas.
  * Cada projeto pode ter seu arquivo de calendário / categoria próprios.
  * A mesma paridade pode ser feita com pastas de email.
  * O calendário possui um lembrete básico para que eu dê uma olhada nas pendências de todos os projetos.
  * Deixo no calendário apenas as tarefas mais importantes e as menos importantes seguem nas listas de tarefas de cada projeto.
  * Projetos com poucas tarefas e eventos ou que façam parte de uma mesma categoria podem ser agrupados nas pastas de email e de calendário.
* Possuo coletores auxiliares de lembretes e ideias, em geral cadernos de notas ou papéis na carteira, mas estes devem ser "sincronizados" assim que possível, isto é, seu conteúdo transcrito para os projetos correspondentes.
* Tenho mania de anotação. Lembrei de algo, tento anotar na hora e no local certo, o que ocorreu inclusive com esta nota ;)

Alguns projetos podem ser considerados universais, isto é, serem adotados por pessoas indiferentes de suas atividades principais. São eles:

* [Templates](https://git.fluxo.info/templates.git): pode ser entendido como um metaprojeto, agregando receitas de como se começar um novo projeto.
* Fornecedores: é um projeto que agrega listas de compras.

Como organizo o tempo
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Percepções:

* Percebo que existe uma inércia mental, digamos um período até que entremos no contexto de uma dada atividade.
* Analogamente, existe um período para aquisição de concentração.

Assim:

* Tento organizar as atividades em slots com período suficiente para entrar no contexto e adquirir concentração.
* Tento minimizar as saídas a fornecedores.